Comment bien s'organiser et gagner en efficacité ?

Pour toute entreprise, le temps est un facteur clé. Il sert de base à l’élaboration des devis, à la facturation des prestations, pour définir les besoins en personnel… Bien mesurer le temps est donc primordial mais pas suffisant pour apprécier l’efficacité et la rentabilité du travail réalisé. Comme le dit le dicton : "il ne suffit pas de posséder une montre pour avoir du temps", encore faut-il le gérer.

Où passe le temps ?

La première question à se poser paraît simple : où passe le temps disponible? Pour répondre, il faut s’appuyer sur des faits plutôt que sur des impressions.

Rien de tel que l'enregistrement du temps des travaux pour y voir clair. Nul besoin de monter une "usine à gaz", faites des choses simples surtout si vous voulez que l’opération soit pérenne. Par exemple, pour un prestataire de services, l’analyse peut s’organiser autour de 4 notions : le temps de déplacement, de préparation, d’exécution sans oublier une rubrique "autres temps".

Cette vision peut paraître réductrice mais elle permet au chef d’entreprise de passer du ressenti au constat, de se donner une représentation claire de la répartition entre temps de production et temps indirects.

Quelle est l’efficacité du temps passé ?

Ce constat peut être lourd d’enseignements. Imaginez une entreprise qui compte trois salariés pour lesquels les temps de "déplacement" et "autres" s’élèvent à 30% du temps de travail annuel, soit près de 1.500 heures. Quels enseignements tirer de ce constat ? Qu’il faut plus de main-d’oeuvre pour augmenter la capacité de production de l’entreprise ? Ou qu’il faut mieux gérer le temps pour améliorer la rentabilité ?

Répondre à cette question implique d’aller au-delà du constat pour s’interroger sur la "légitimité" des temps indirects qui augmentent le coût de revient. On doit aussi s'interroger sur "l’efficacité" des temps de production qui doivent être conformes au devis accepté par le client et qui se traduisent par du travail à perte. L’enjeu est de mettre un terme à la spirale inflationniste qui veut que moins le travail est efficace, plus il faudra travailler pour compenser… Et, malheureusement, cette chaîne est sans fin.

Ne négligez pas la gestion du quotidien

Reprenons notre exemple. 30% de temps de "déplacement" et "autres" peut paraître normal ou excessif. Tout dépend de l’origine de ces temps et de la capacité de l’entreprise à les valoriser. Si les temps de déplacement correspondent à des embouteillages, si les  temps "autres" sont liés à de l’attente parce que le planning d’intervention n’est pas à jour, que les commandes ne sont pas arrivées ou sont incomplètes, alors faire la chasse à ces pertes de temps quotidiennes qui désorganisent, agacent et font chuter la rentabilité est une nécessité.

"Le temps c’est de l’argent" mais pas seulement : une bonne maîtrise du temps et de son organisation aura des conséquences sur le bien-être du dirigeant et/ ou des salariés. Ne pas se sentir "pressé" par le temps est source de sérénité, d’efficacité et probablement de rentabilité.

Remettez en cause certaines habitudes

Une autre source de désorganisation peut être associée au manque d’anticipation et/ou aux habitudes. Par exemple, une entreprise spécialisée dans l’entretien de chaudière doit gérer un pic d’activité entre septembre et décembre quand les clients rallument leur chaudière. Cette situation implique de faire appel en plus des 3 salariés en place à un CDD pour absorber le choc.

Une façon de limiter ce besoin peut consister à "prendre la main" sur le planning d’intervention. Plutôt que de laisser le client prendre rendez-vous, pourquoi ne pas programmer la visite d’entretien à l’avance et de préférence sur un mois de faible activité ? Cette organisation permettra de mieux répartir le travail sur l’année et de limiter les pics de fin d’année.

Misez sur la compétence et le savoir-faire

En troisième lieu se pose la question de la gestion des compétences. Des salariés formés, fidélisés dans l’entreprise seront plus efficaces. Les pertes de temps seront réduites et la qualité du travail souvent meilleure.

Dans le même esprit, une entreprise qui affiche clairement son métier et ses compétences, quitte à limiter ses domaines d’intervention, sera plus efficace et mieux organisée dans la mesure où elle favorise la reproductibilité de ses savoir-faire. Il n’est pas rare de voir des petites entreprises "prendre tout ce qui se présente" par crainte de manquer de travail. Le risque de ce genre de situation : multiplier les chantiers à marge négative et manquer de temps disponible pour répondre aux demandes à forte valeur ajoutée.

Analysez objectivement votre mode de management

Enfin, et ce n’est pas le moindre des sujets, prenez le temps de vous interroger sur votre propre organisation, sur votre mode de management. C’est peut-être vous qui êtes facteur de désorganisation !