Dématérialiser ses documents professionnels

La dématérialisation des documents professionnels est la transformation des documents papier en documents numériques et le remplacement des flux de documents papier par des flux numériques. Elle permet de réduire les coûts de traitement, d’archivage et de recherche et d’accélérer la transmission des documents. Les frais d’impression, de photocopie et d’expédition sont également diminués.

La dématérialisation est aujourd’hui possible dans tous les secteurs de l’entreprise : les opérations bancaires (virements, par exemple), les déclarations fiscales et le paiement des impôts (le paiement en ligne sera bientôt obligatoire pour tous les impôts professionnels), la facturation. Ainsi, une facture électronique tient lieu de facture d’origine et a la même valeur probante qu’une facture papier. Attention toutefois, car la transmission de factures électroniques ne vous dispense pas d’archiver vos autres factures papier.

Modes de transmission

La transmission des documents se fait en général par Internet. Pour l’établissement et la transmission des factures, il existe deux techniques : la signature électronique ou l’échange de données informatisées (EDI). Une signature électronique est un procédé de cryptographie qui vous est propre. Il vous est délivré par un prestataire de services de certification et vous identifie.

Pour les envois de documents à l’administration et le paiement des impôts, deux modes de transmission peuvent également être utilisés : par Internet (vous effectuez vous-même les déclarations et paiements en ligne), ou par l’intermédiaire d’un comptable ou d’un autre prestataire (mode EDI ou EDI-TDFC : ce partenaire transmet à l’administration les données déclaratives et de paiement pour le compte de votre entreprise).

Autre évolution récente : vous pouvez envoyer des lettres recommandées par mail, avec la même validité et la même efficacité qu’une lettre recommandée papier. Ce service, proposé par La Poste, notamment, concerne l’envoi de tous vos contrats à des particuliers ou à des professionnels, y compris les contrats de travail. Attention toutefois : si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu.