Administratif

Combien de temps les entreprises doivent-elles conserver leurs documents ?

Le 30/12/2021

par Cécile Vicini

Entre les contrats, les devis, les factures et les déclarations administratives, les papiers peuvent vite s’entasser dans les bureaux et l’envie de faire le tri est tentante. Mais attention à ne pas tout détruire : certaines pièces sont essentielles dans la vie d’une entreprise, même après sa fermeture ! Alors pour maintenir une bonne gestion tout en étant conforme à la législation, nous vous aidons à y voir plus clair.

Les documents relatifs à l’activité commerciale

Ce sont par exemple les documents bancaires, les déclarations de douane, les attestations pour le transport de marchandises (…) : ils doivent être conservés sur une durée de trois ans.

Pour ce qui est des documents relatifs aux transactions, comme les factures (clients et fournisseurs), les contrats conclus par voie dématérialisée, les bons de commande ou de livraison, ils sont à conserver pour 10 ans.

Il en est de même pour les pièces comptables (livres, registres, justificatifs).

Les documents relatifs à l’administration fiscale

Conformément à l'article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans ».

Ce délai s’applique donc à :

L'impôt sur le revenu ;
L'impôt sur les sociétés ;
Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ;
Les bénéfices non commerciaux (BNC) ;
Les impôts directs locaux ;
La cotisation foncière des entreprises (CFE) ;
La valeur ajoutée des entreprises (CVAE) ;
La taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Et pour les documents sociaux ?

Si vous fermez votre établissement, prenez garde à ne pas tout jeter ! Les écrits relatifs à la société, comme les statuts, doivent être conservés pendant 5 ans, à compter de la date de radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.

Pour ce qui est des bilans, des résultats (…), vous devez être en mesure de les présenter sous un délai de 10 ans en cas de demande de l’administration.

Enfin, les convocations, les feuilles de présence, les rapports ainsi que les pouvoirs doivent être conservés pendant trois ans.

Existe-t-il des sanctions en cas de non-présentation d’un document ?

Oui, dans certains cas, surtout pour les documents relatifs à d’administration fiscale : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 € est « applicable en cas d'absence de tenue des documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. ».