4 conseils pour bien rédiger sa facture

1. Dans quels cas une facture est obligatoire ?

Entre professionnels, la facture est obligatoire. En B to C, elle peut être optionnelle,
avec certains seuils à connaître ; "une note doit être délivrée pour une prestation de service de plus de 25€ TTC", illustre Emmanuel Hennequin, juriste consultant chez Éco SAVE (Haute-Vienne) et formateur. "Le simple fait que le consommateur la demande la rend obligatoire." Elle l’est aussi en cas de vente à distance.

2. Quelles sont les mentions obligatoires ?

• La date d’émission (à partir de laquelle le délai de paiement, s’il existe, court).
• Un numéro de facture (attention, les demandes d’acomptes se facturent aussi).
• La date de la livraison ou de la fin d’exécution d’une prestation de service.
• Si un devis ou un bon de commande a été établi auparavant, mettez son numéro.
• L’adresse de facturation.
• Les éléments d’identification de l’acheteur et du vendeur/prestataire (nom, numéros de RM, SIREN, de TVA intracommunautaire…).
• Une description de ce que l’on fait payer. "Si le devis émis était très détaillé, on peut se limiter à rappeler sa référence, sinon on reprend le texte du devis."
• Dans la composition du prix, faites figurer les prix unitaires HT, les taux de TVA (avec récapitulatif final). En bas, mettez la somme totale HT et TTC et n’oubliez pas l’unité monétaire ! "Indiquez les éventuels prix supplémentaires (frais de transport par exemple). Si le prix bénéficie d’une réduction dont les modalités ont été convenues avant, il faut la rappeler et la mettre en déduction."

3. Quelles sont les particularités entre professionnels ?

• Le délai de paiement (jour, mois, année). "Il peut y avoir un délai maximum obligatoire", rappelle Emmanuel Hennequin.
• L’indemnité forfaitaire de 40 €. Réglementée, elle vous donne le droit d’exiger cette somme par facture payée en retard après expiration du délai de paiement. Un paiement partiel correspond à un non-paiement et ouvre droit à réclamation du paiement de l’indemnité.
• Le taux des pénalités de retard. Un mauvais payeur est censé intégrer à son paiement les pénalités de retard. L’artisan doit informer ses clients sur le taux mis en œuvre, et le cas échéant réfléchir à l’opportunité de réclamer ces pénalités face à un client retardataire. "Ce taux oscille entre trois fois le taux d’intérêt légal en cours pour la période concernée et 10 points au-dessus du REFI - taux directeur de la BCE - ; aujourd’hui il est à 0, cela donne donc un taux de pénalité de retard maximum de 10%", précise Emmanuel Hennequin.
• L’escompte éventuel : remise commerciale sur une somme quand elle est payée comptant ou avant l’échéance. "Cela permet de fluidifier la trésorerie. Si votre taux de marge est autour de 3%, ne faites pas un taux d’escompte à 2,5% ! Si votre taux de marge est de plusieurs dizaines de points, un escompte de 2 à 4,5% pourrait se concevoir", suggère Emmanuel Hennequin. Si vous ne pratiquez pas d’escompte, écrivez-le aussi car "il ne faut pas que l’acheteur puisse en espérer un. Mettez alors : Escompte : néant".

4. Erreurs et défaillances

"Une facture n’est pas contestable si elle correspond à ce qui est écrit sur le devis signé. Mais s’il y a une erreur, la facture doit être refaite. Une même facture ne peut pas être rééditée plusieurs fois avec un montant différent ; pour une raison de transparence comptable, il faut donc faire une facture qui la remplace, avec un autre numéro.

Toute défaillance quant à l’obligation de facturation entre professionnels donne lieu à une amende administrative (jusqu’à 75K€ si le vendeur est une personne physique ; 375K€ si c’est une personne morale)", note Emmanuel Hennequin.